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仕事の仕方を見直したけど
以前、仕事で定時に帰れない事をテーマに、その原因と改善策を記事にした事がありました。そこで考えた改善策は、実際に仕事で実行しており、多少は仕事に影響を与えてくれました。9月で改善策を実行に移してから約1.5ヶ月が経過しましたので、今回はその改善策の結果について書いていきたいと思います。
結論を先に言いますと、
まだ定時で帰れていません。
振り返り
それでは、はじめに改善策の内容とその背景について、簡単に振り返っておきます。
背景
仕事の結果や状況等の情報を周囲に展開する事が遅く、結果的に仕事が溜まってしまい定時内で処理できない状態になっている
改善策
最低限の情報で良いので、情報は得たその日中に報告をする。あらかじめ報告する項目をフォーマット化することで報告にかけるスピードも短縮する。
ざっくりとこんな感じです。
私は商品の設計開発を担当しているのですが、その中でも商品の試験関係(実際に使ってみたり、壊してみたりします)を担当する事が多いです。この試験というのが曲者で、準備や片付けに時間がかかる上にデータ整理や結果の評価も必要なので、１つ１つの作業に非常に時間がかかります。
その上、試験は常に順番待ちの状態で次々とこなす必要があるので、その分報告がどんどん遅れてしまい、最終的には定時後に結果をまとめて報告、という状況です。
改善策の効果は？
では、実際に改善策を実行した結果を書いていきます。
冒頭にも書きましたが、今回の改善策では残念ながら定時に帰れるようにはなっていません。ただ、明らかに実行前と変わった事がありました。それは、次のような内容です。
- 仕事の進むスピードが早くなった
- 職場の同僚や先輩とのコミュニケーションの回数が非常に多くなった
- やらなくても良い余計な仕事が見えた
この改善策で良い方向に進んでいることは確かだと言えるのですが、感覚的に改善策実行前と比べて、かえって仕事量が増えたように思います。
というのも、仕事の進むスピードが早くなるほど、その分次のステップの仕事が入ってきますし、これは設計業務の特徴かも知れませんが開発が進むほどより細かく詳細な内容を決める必要があるので、結果的にやる事が増えました。
コミュニケーションが増えたことは非常に良かったです。今まで私がやっていた事も他の人に分散できたり、協力してもらえたりと、仕事量が減る効果がありました。
ただ、その分色々な意見が入ってくる事でかえって仕事が増えたり、「今更それを言われても」なんてこともあり、仕事量としてはプラスマイナスゼロ(ちょっとプラス気味)です。
複数の意見を取り入れることでより良いものを開発するという点では理想的ですが、うまく進めるためにはもうひと工夫必要な気がします。
あとは、やらなくても良い仕事が見えたことは、私の成長という意味で良かったです。今まで仕事の報告をする時には、誰が見ても誤解のない文章表現や資料の体裁などにとにかく神経を使っていました。
過去に受けた指摘の経験から「ここはツッコまれやすそうだから、もっと入念に」なんて事をやってしまうので時間をやたらと使っていました。
それが、やってもやらなくてもあまり変わらないことを知りました。むしろ、資料なんてものを作るとかえってツッコミ所を作ってしまう原因にもなりかねないので、必須でない限り資料は作らないようにした方が良い方向に進む事が多かったです。
何にしても、変化があったのは良いのですが、定時に帰れる日がいつになったらくるのか、まだまだ道のりは長そうです。
気づきと次の改善策
ある日、仕事は溜まっていましたが急ぎの仕事がなかったので、いつもより早く会社を出ました。定時とまではいかなかったのですが、いつもより家で過ごす時間がとても長く、改めて定時に帰れるように頑張ろうと思えました。
次の日、通勤の電車に乗りながら、前の日に早く帰った事をちょっと後悔していました。急ぎの仕事がないとはいえ、把握している仕事を先に潰しておけばよかったと思い始めていたからです。しかし、会社に着いてからその後悔はなくなりました。
溜まっていると思っていた仕事の一部がやらなくても良くなったんです。それらはちょっとした作業でしたが、気持ち的にだいぶ楽になりました。
ただ、やらなくても良くなった理由が
「必要だと思っていたけど、いらなくなった」
ということだったんです。その時は何とも思っていなかったのですが、後々考えてみたら昨日早く帰らずに処理していたら、全部無駄になっていたって事になりますよね。そもそも、始めから本当に必要だったかも疑問です。
もしかして、
今までやっていた仕事の中にも、、、
せっかく報告した仕事の成果も、報告した時点で必要がなくなっていれば、何にも使わずにお蔵入りになっている可能性が大いにあり得ます。
まぁ、疑いだしたらきりが無いので疑うのは止めます。改善するところがぼんやりですが見えてきました。
改善した結果、仕事が増えたと感じていましたが、その仕事の中には、おそらくやらなくても良い仕事が紛れていると思います。
なので、次の改善策は
「仕事の必要性が明確で無いものは断る！！」
(つべこべ言わずにやれって言われそうですが、、、)
もちろん、これまでの改善策も続ける上でやっていきたいと思います。
まとめ
背景
仕事の結果や状況等の情報を周囲に展開する事が遅く、結果的に仕事が溜まってしまい定時内で処理できない状態になっている
改善策
最低限の情報で良いので、情報は得たその日中に報告をする。あらかじめ報告する項目をフォーマット化することで報告にかけるスピードも短縮する。
結果
定時にはまだ帰れていませんが、以下の変化がありました。感覚的には、前よりも仕事量が増えた気がしています。
- 仕事の進むスピードが早くなった
- 職場の同僚や先輩とのコミュニケーションの回数が非常に多くなった
- やらなくても良い余計な仕事が見えた
次の改善策
仕事の中にはやらなくても良い仕事が紛れている場合があるので、仕事の必要性が明確で無いものは断る。
最後に
定時に帰れるようになって、もっと自分の時間を作れるように頑張りたいと思います。
結果はまたどこかで書きたいと思います。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
