前回で問題定義の見直しができましたで
今回は見直し後の問題をもとに
なぜなぜ分析をやっていこうと思います。
なぜなぜ分析に再チャレンジ
では、もう一度なぜなぜ分析を行います。
人(数や能力など)が原因になるような
内容は避けるように注意しながら進めます。
◆問題
定時内は設計業務以外の仕事に追われており
定時後に設計業務をしている為、
定時に帰れない。
なぜ1回目
試作品の手配やその伝票整理など
他の人でも対応が可能な作業も
自分で処理している
なぜ2回目
技術的な内容が含まれていたり
開発案件の背景から説明が必要な
事が多いため、作業を依頼するのにも
時間がかかってしまう。
なぜ3回目
社内に開発の内容や進捗の共有が
できておらず、自分だけが全体を把握している
状況になってしまっている
なぜ4回目
開発に進展がある度に、
その情報を整理するのに時間をかけてしまい
報告が遅くなったり、中には報告できていない
ものもある
なぜ5回目
速報などの完璧な情報ではなくとも
素早く情報を展開する仕組みや流れができていない
こんな感じでしょうか？？
なんだかずれているような気もしますが
初めての時と比べると
少しは良くなったように思います。
分析の結果としては、
情報の展開がうまくできていないことから
私に情報が溜まってしまい、
結果的に1人で仕事を対応しなければ
ならない状況に陥っている。
つまり、
私の仕事に周りをうまく巻き込めていない
ということですね。
改善方法を考えてみる
では、改善方法を考えてみます。
分析結果から以下の内容が原因であることが
見えました。
速報などの完璧な情報ではなくとも
素早く情報を展開する仕組みや流れができていない
いつもの私でしたら
よし！どんな仕組みが良いかな？
なんて事を真っ先に考えてしまいますが
そのやり方で本来の目的からズレた事を
考えてしまい、何度も失敗していますので
ここは一度落ち着いて、どのように考えたら
目的からズレずに進められるか考えます。
落ち着いて考えてみると、
現状では曖昧なものが沢山あります。
例えば、「完璧な情報」とありますが
それは一体何でしょう？
また、「素早く」とはどの程度でしょうか？
このような曖昧な部分を全て明確にしないと
結局は結果も不完全なものになると思います。
では、曖昧な部分について考えるため
要素として抽出してみます。
- 完璧な情報でなくても良い
- 素早く情報を展開する
- 情報を展開する仕組み
こんなところでしょうか？
では、各要素について考えていきます。
完璧な情報でなくても良い
まず、言葉の意味から、完璧な情報とは
どんなものかを考えてみます。
「完璧」＝１つも欠点がなく、完全なこと。
つまり、完璧な情報とは
その情報を構成している要素が
漏れなく全て揃っていて明確な状態の情報
ということだと思います。
全ての仕事にこのような情報を
揃えていたら時間がいくつあっても
足りませんね、、。
では、完璧な情報でなくても良いとは
どのようなものか。
あまりにも情報量が少ないと伝える意味が
ないと思いますので、最低限伝えるべき情報と
解釈します。
そもそも、情報を受け取る側からしたら
何が知りたいのでしょうか？
私が情報を受け取る側の立場だった場合を
イメージして考えてみます。
- 何の案件か？
- 何を実行したのか？
- 実行した理由・目的は？
- 結果は？
- 結果に対する考察は？
- 現状の課題や懸念点は？
- 今後の予定は？
- どうしたいか、どう考えているか？
これだけ報告してもらえば十分だと思います。
次に、この中で最低限必要だと思われる
情報を考えると、次の内容まで絞れました。
- 何の案件か？
- 何を実行したのか？
- 結果は？
- 今後の予定は？
これだけの情報であれば
揃えるのにあまり時間はかからないと思います。
この要素については、このぐらいにしておいて
次回に「素早く情報を展開する」について
考えていきたいと思います。
今回のまとめ
なぜなぜ分析の結果、
定時に仕事を終えることができない原因は
情報を素早く展開する仕組みができていない
というところにあることが見えてきました。
この原因に対する改善方法は
次の3つの要素に分けて考えました。
- 完璧な情報でなくても良い
- 素早く情報を展開する
- 情報を展開する仕組み
今回は1について考え、
報告する情報は、実行内容とその結果、
今後の予定に絞ることができました。
考えがが合っている、合っていないを抜きにして
人を増やせば解決！と言っていた頃よりは
少し前進したと思います。
この調子で続けていきたいと思います。
