今回は以前から進めていた、私の仕事に関するなぜなぜ分析の続きについて書いていきます。
振り返り
簡単に今までの内容を振り返ります。
問題定義
定時内はメインの業務以外の仕事に追われており、定時後にメインの業務をしている為、定時に帰れない。
分析結果
情報展開がスムーズにできておらず情報が私に溜まることで、本来の担当業務以外の細かい仕事まで全て私が対応してしまっている
改善方法
完全な情報でなくても良いので、素早く情報を展開する仕組みや流れを作る
改善方法の検討その1
展開する情報の内容
- 実行した内容と、その目的
- 結果
- 今後の予定と、その目的
- (必要に応じて)相談したいこと
情報量は必要最低限に絞り、情報を準備する時間を短くする。加えて、情報を展開した相手に動いてもらうため、適宜相談をする。
振り返りは以上です。
次からは、改善方法の検討その2として、「素早く情報を展開する」について考えていきます。
素早く情報を展開する
素早くと表現しましたが、いつまでに、また誰に情報を展開すれば良いでしょうか。
納期にもよると考えましたが、少しでも後回しにすると結局情報が私で停滞してしまうので、情報を得たその日中に処理した方が良いと思います。
また、相談した際に納期が短い状況だと聞き入れてもらえない可能性が高まると思います。
次に情報を展開する相手について考えます。
まず基本は上司ですよね。
その次に、もし作業を依頼するような相談であれば関係者にも情報は展開が必要だと思います。
まとめると、
- 情報は得たその日中に展開する
- 上司と必要に応じて関係者に情報を展開
改善方法の検討その2は以上です。
それでは、次に行きます。
仕組み
次に改善方法の検討その3として、「仕組」について考えていきます。
今までの検討で、情報量は最低限に抑え、情報展開は情報を得たその日中にするといったように、スピード感を重視してきました。そのため、仕組みについてもスピードを殺さないように、シンプルで軽い内容である必要があると思います。
では、伝え方から考えます。
方法としては次のものが一般的だと思います。
- メール
- 口頭(対面)
- 電話
口頭や電話は伝え漏れがあるのと、相手の都合によっては伝えるタイミングが合わない場合があるのでメールが良いと思います。
ただ、メールだけだと捉え方にズレが生じる可能性もあるので、メール＋口頭(電話)が良いですね。過去に何度か私のメールが原因で意図していない形で情報が伝わってしまい伝達トラブルが起きた事を思い出します、、、。
特に何かをお願いするような相談であれば、尚更メールだけでなく直接コミュニケーションはとった方が良いと思います。
では次に、スピーディにメールで報告する方法を考えます。メールも文章を毎回考えていると非常に時間がかかります。内容を理解してもらおうと説明を書けば書く程時間はかかりますし、送信前のチェックの時間も増えます。
となると、単純に書く文章を最低限に抑えて短文にする事で時間が短縮できると思います。更に、箇条書きにする事で、文章構成を考える時間も省略すればより時間を短縮できますね。箇条書きで書く項目は改善方法の検討その1で考えた内容を使えば、報告のテンプレートが出来上がります。
このテンプレートをExcelやWordで作成しておき、報告メールに添付をして送ることを手順として決めておけば情報の展開が早くできるのではないでしょうか。
まとめると、
- まずメールで報告。その後、口頭(電話)で補足
- 報告は箇条書きで短文で報告
- 報告テンプレートを使う
総まとめ
今回、私が仕事で定時に帰れないことを問題として改善方法を考えるためなぜなぜ分析をやってみました。もしかしたら、正しくなぜなぜ分析ができていないかもしれませんが、考えた改善方法を実践してみたいと思います。
最後に簡単に今回の結果をまとめておきます。
○問題
定時内はメインの業務以外の仕事に追われており、定時後にメインの業務をしている為、定時に帰れない。
○原因
情報展開がスムーズにできておらず情報が私に溜まることで、本来の担当業務以外の細かい仕事まで全て私が対応してしまっている
○改善方法
報告する情報を最低限に絞り、報告用のテンプレートを使ってメールで報告をする。
◆留意点
- 相談したい事も報告内容に加える。
- 情報を得たその日中に報告を済ませる。
- 報告後は、口頭(電話)で内容の補足をする。
- 情報は上司の他にも必要に応じて関係者にも展開する。
